Modello organizzativo per il trasferimento di un laboratorio analisi assicurando la continuità operativa: gestione del rischio

Background: Nel 2021, terminata la costruzione del nuovo Ospedale di Asiago, è iniziato il trasferimento dei vari reparti. Nel progetto iniziale del nuovo complesso, il Laboratorio Analisi non era più previsto, era prevista solamente un’area nel Pronto Soccorso dove allocare strumentazione di tipo Point Of Care Test. Successivamente, tenuto conto della tipologia di reparti che le nuove schede ospedaliere regionali prevedevano, valutata l’importanza della diagnostica di laboratorio nell’ambito del processo diagnostico-terapeutico e la necessità di avere tempi di refertazione (TAT) congruenti con la tipologia e le necessità cliniche dei pazienti ricoverati è stato deciso di prevedere anche nel nuovo Ospedale un Laboratorio di tipo spoke. Si è cercato, quindi, un’area adatta dove poter trasferire la strumentazione. Essendo gli spazi individuati destinati ad altro uso, è stato necessario prevedere delle modifiche strutturali per metterli a norma per le nuove esigenze organizzative. Obiettivi: Sviluppare il processo di trasferimento della strumentazione di laboratorio, definendo le fasi e le attività necessarie, i tempi e le responsabilità, il tutto al fine di garantire la continuità operativa del laboratorio ed assicurare un TAT adeguato alle esigenze cliniche. Analizzare tutte le fasi del processo di trasferimento per individuare le criticità e tutti i possibili rischi. Identificare le azioni da implementare per prevenire le conseguenze delle criticità individuate, ridurre il rischio di incorrere in eventi avversi al fine di garantire la sicurezza del paziente. Materiali e metodi: Per l’analisi di tutti i possibili rischi connessi al processo di trasferimento della strumentazione è stata utilizzata la FMEA, uno strumento di gestione del rischio proattivo; per la pianificazione di tutte le fasi del processo, l’individuazione delle dipendenze delle varie fasi ed il monitoraggio delle tempistiche è stato utilizzato il Diagramma di Gantt. Risultati: Tramite la FMEA è stato calcolato l’indice di rischio (RPN) delle attività del processo; sono state individuate le attività con RPN maggiore e quindi le priorità su cui intervenire. Successivamente sono state adottate le misure preventive (piani di contenimento) più opportune per mitigare i rischi più alti sino a che il rischio cosiddetto “residuale” è stato ritenuto accettabile. Attraverso FMEA e diagramma di Gantt è stato possibile programmare più efficacemente l’organizzazione del trasferimento, garantendo la continuità operativa e quindi un TAT consono alle esigenze cliniche. Conclusioni: L’utilizzo della FMEA ci ha permesso di ridurre al minimo errori e minacce e di orientare il lavoro in modo tale che gli errori possano essere prevenuti ed evitati, riducendo pertanto i rischi per il paziente. Durante il nostro lavoro, è emerso che per condurre una FMEA sono necessari tempo e risorse del personale, pertanto la Direzione dell'organizzazione deve impegnarsi a fornirle. Il limite principale rilevato nell’eseguire la FMEA è quello di consentire a un team di considerare un solo errore alla volta e non esiste un processo logico che possa considerare guasti multipli o interagenti. La FMEA deve essere incorporata nei programmi di gestione della qualità e di miglioramento delle prestazioni, perché condurre regolarmente un'analisi proattiva può aiutare a spostare la cultura di un'organizzazione da una di tipo reattivo basata sulla risposta ad un evento/guasto a una cultura di gestione proattiva del rischio e prevenzione degli errori/guasti.