Efficienza, innovazione e qualità: l’esperienza del Lean Management nella diagnostica virologica molecolare dell’Azienda Ospedale Università di Padova

Background Negli ultimi anni, il Lean Management si è diffuso in sanità come strategia per affrontare le sfide organizzative, migliorare l’efficienza dei processi e garantire elevati standard di qualità. La UOC di Microbiologia e Virologia dell’Azienda Ospedale Università di Padova, centro di riferimento regionale per la diagnostica microbiologica e virologica, è caratterizzata da un’elevata complessità di richieste e di gestione di processi diagnostici oltre a un'estrema eterogeneità di professionisti sanitari coinvolti in attività diagnostiche ultra specialistiche e settoriali (silos). In tale contesto, la sperimentazione di un approccio Lean mirato alla riorganizzazione e al miglioramento, il cambiamento e l’integrazione dei flussi nella diagnostica virologica molecolare sono da ritenersi aspetti di priorità rilevante. Obiettivi La presente tesi è volta a descrivere e valutare l’impatto di due esperienze Lean: la prima applicata ai cambiamenti della gestione dell'arrivo e smistamento campioni, la seconda al miglioramento dei flussi di lavoro implicati nella produzione di risultati di diagnostica virologica molecolare. Particolare attenzione è stata posta sugli effetti dell’efficienza operativa sulla qualità del servizio, sulla riduzione degli sprechi e sull'impiego del personale sanitario. Materiali e Metodi Nella fase preanalitica sono stati utilizzati strumenti operativi del Lean Management, quali Value Stream Mapping (VSM), metodo 5S e eventi Kaizen, con la partecipazione di un team multidisciplinare e la misurazione di indicatori di performance e di processo (KPI): tempi medi di accettazione e refertazione (TAT), tasso di errori di identificazione, soddisfazione del personale. Per la diagnostica virologica molecolare è stato applicato il Foglio A3, definendo lo stato attuale (As-Is) e lo stato target (To-Be). Il progetto ha previsto la costruzione di una cella Lean di produzione di risultati, con standardizzazione dei protocolli, digitalizzazione delle liste di lavoro, semplificazione del check-in delle richieste ed integrazione delle competenze professionali al fine di esaminare la possibilità di unificare i flussi di lavori della diagnostica virologica molecolare suddivisa attualmente in due settori: Biologia molecolare e Virologia. Risultati L’applicazione delle metodologie Lean nella fase preanalitica ha prodotto risultati significativi, quali: riduzione del tempo medio di accettazione dei campioni (-44%), riduzione degli errori di identificazione dei campioni (-75%) e miglioramento della soddisfazione professionale, grazie al coinvolgimento attivo del personale nei processi di miglioramento continuo. Nella diagnostica virologica molecolare, l’applicazione del Foglio A3 ha favorito: riduzione del rapporto tempo di flusso/tempo di tocco e del TAT; maggiore tracciabilità e qualità dei dati diagnostici; fattibilità di unificazione dei flussi di lavoro Biologia molecolare e Virologia con implementazione tecnologica integrata. Conclusioni Le esperienze del Lean Management nella UOC di Microbiologia e Virologia della AOU di Padova hanno confermato la sua efficacia nel migliorare l’efficienza operativa e la qualità complessiva del servizio. La riorganizzazione dei flussi, la riduzione delle attività “non a valore” (Muda) e il coinvolgimento del personale costituiscono i pilastri fondamentali per un laboratorio moderno, sostenibile e orientato al miglioramento continuo. Le esperienze condotte possono rappresentare un modello replicabile in altri settori diagnostici dello stesso laboratorio, contribuendo a innovare l’organizzazione dei servizi sanitari in modo trasversale e duraturo. Key Words: Lean Management, Lean Thinking, Lean Healthcare