La metodologia FMEA contestualizzata al rischio di blocco informatico: progetto dell'Azienda Ospedale-Università Padova per garantire la continuità assistenziale nei Servizi di Diagnostica per Immagini

Background The progressive digital transformation of healthcare processes has made information systems essential components for both clinical and administrative management throughout the entire patient care pathway. Consequently, their unavailability—whether due to technical failures, power outages, or cyberattacks—represents a significant challenge for healthcare organizations, as it may compromise the continuity of diagnostic and care workflows, reducing service timeliness and generating delays, inefficiencies, and potential risks to patient safety. These risks are particularly critical in time-sensitive or emergency clinical settings. In light of these considerations, the management of the Padua University Hospital (AOUP) launched a strategic project aimed at defining emergency procedures and operational continuity plans to ensure the provision of essential services even in the event of technological downtime. Objective The aim of this study is to analyze the organizational consequences of information system interruptions within the Diagnostic Imaging and Nuclear Medicine Services of AOUP and to propose additional containment measures to enhance the resilience of diagnostic processes and ensure continuity of care. Materials and Methods An adapted version of the FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) methodology was applied, focusing not on identifying the causes of system failure but on a qualitative analysis of its consequences. The work was structured in three phases: 1. Mapping of the radiology process through a flow chart, identifying the phases, activities, operating systems used, and information flows. 2. Development of an FMEA form for each activity, defining the effects of system downtime on professional operations and on the patient, the existing mitigation barriers, and additional containment actions. 3. Analysis of results. Results The analysis highlighted that the complete digitalization of workflows makes information systems (RIS, PACS, Galileo, SGP) critical for all phases of the radiological process—from scheduling to reporting. A system outage can cause diagnostic delays, organizational inefficiencies, and clinical risks, particularly in time-sensitive pathways. Existing barriers include immediate reporting to the IT department, use of alternative methods (manual recording, paper-based supports), and internal communication protocols. Improvement actions were identified, including the alignment of paper documentation across departments, continuous staff training, activation of emergency power supplies for essential radiological equipment, standardization of operational procedures, and timely communication with users through institutional channels. Conclusions The application of the adapted FMEA methodology enabled the identification of organizational strategies aimed at strengthening the resilience of the Diagnostic Imaging and Nuclear Medicine Services at the Padua University Hospital. The project proposes a structured and proactive approach that can serve as a replicable model for other organizations within clinical risk management, ensuring continuity of care even in conditions of technological emergency.

Background La progressiva trasformazione digitale dei processi sanitari ha reso i sistemi informatici componenti imprescindibili per la gestione clinica e amministrativa dell’intero percorso di cura del paziente. Di conseguenza, la loro indisponibilità, dovuta a guasti tecnici, interruzioni elettriche o cyber-attacchi, costituisce una criticità rilevante per le Organizzazioni Sanitarie, in quanto può compromettere la continuità dei flussi diagnostico-assistenziali, riducendo la tempestività delle prestazioni e generando ritardi, disservizi e potenziali rischi per la sicurezza del paziente, soprattutto nei contesti clinici tempo-dipendenti o emergenziali. Alla luce di tali considerazioni, la Direzione dell’Azienda Ospedale-Università di Padova (AOUP) ha avviato un progetto strategico finalizzato a definire procedure di emergenza e piani di continuità operativa volti a garantire l’erogazione dei servizi essenziali anche in caso di downtime tecnologico. Obiettivo L’obiettivo dello studio è analizzare le conseguenze organizzative delle interruzioni dei sistemi operativi nei Servizi di Diagnostica per Immagini e Medicina Nucleare di AOUP e proporre ulteriori azioni di contenimento per migliorare la resilienza dei processi diagnostici a garanzia della continuità assistenziale. Materiale e metodi È stata adottata una versione adattata della metodologia FMEA (Failure Mode and Effect Analysis), orientata non all’identificazione delle cause del blocco ma all’analisi qualitativa delle sue conseguenze. Il lavoro si è articolato in tre fasi: 1. Mappatura del processo radiologico mediante flow chart, con identificazione delle fasi, attività, sistemi operativi utilizzati e flussi informativi. 2. Elaborazione di una scheda FMEA per ogni attività, con definizione degli effetti del blocco sull’operatività dei Professionisti e sul paziente, delle barriere di mitigazione esistenti e delle azioni di contenimento aggiuntive. 3. Analisi dei risultati. Risultati L’analisi ha evidenziato come la completa digitalizzazione dei flussi di lavoro renda i sistemi informatici (RIS, PACS, Galileo, SGP) elementi critici per tutte le fasi del processo radiologico: dalla prenotazione alla refertazione. Un blocco informatico può generare ritardi diagnostici, inefficienze organizzative e rischi clinici, soprattutto nei percorsi tempo-dipendenti. Le barriere già attive comprendono la segnalazione immediata ai Sistemi Informativi, l’utilizzo di modalità alternative (registrazioni manuali, supporti cartacei) e protocolli di comunicazione interna. Sono state individuate azioni di miglioramento, tra cui l’allineamento della modulistica cartacea tra le Unità Operative, la formazione continua del personale, l’attivazione di alimentazioni di emergenza per le apparecchiature radiologiche essenziali in emergenza, la standardizzazione delle procedure operative e comunicazioni tempestive all’utenza tramite canali istituzionali. Conclusioni L’applicazione della metodologia FMEA adattata ha consentito di individuare strategie organizzative mirate a rafforzare la resilienza dei Servizi di Diagnostica per Immagini e Medicina Nucleare dell’Azienda Ospedale-Università di Padova. Il progetto propone un approccio strutturato e proattivo che costituisce un modello replicabile per altre realtà organizzative, nell’ambito della gestione del rischio clinico, volto a garantire la continuità assistenziale anche in condizioni di emergenza tecnologica.